terça-feira, abril 23

Um dos maiores desafios atualmente está em buscar maneiras, recursos e ferramentas que colaborem com a produtividade das equipes nas empresas. Uma dessas formas é a ordem de serviço, que pode ser aplicada às diferentes áreas da empresa.

Com o objetivo de organizar a jornada do funcionário ou prestador de serviços, ele é um documento que garante transparência ao cliente e segurança para ambos os lados, ao registrar tudo o que foi proposto naquele trabalho. Assim, é um documento muito importante e que pode ajudar – e muito! – a produtividade da equipe.

Portanto, se você ainda tem dúvidas sobre como usar a ordem de serviço como mola propulsora da produtividade da sua equipe, continue a leitura e conheça mais sobre esse tema tão necessário!

O que é ordem de serviço? 

A ordem de serviço é um documento – físico ou digital – que oficializa a negociação da prestação de serviços entre a empresa e o cliente. Após o fechamento do negócio, o vendedor preenche esse material com as informações necessárias para que a execução do serviço aconteça de forma fluida, ágil e assertiva. 

Além disso, a ordem de serviço é uma documentação importantíssima para garantir a satisfação do cliente, e é uma das ferramentas mais usadas no setor de pós-vendas ou de sucesso do cliente. O que é mais interessante é que não se trata de um documento complexo, muito pelo contrário, é um registro organizado da atividade oferecida de forma bastante simples. 

Qual a importância da ordem de serviço? 

Você já teve uma ideia de como uma ordem de serviço bem feita e bem estruturada pode trazer benefícios para a sua empresa. Entre eles, pode-se destacar:

  • Gestão financeira com maior controle;
  • Cálculo mais preciso de precificação;
  • Visão apurada de recursos e mão de obra necessários para o serviço;
  • Maior garantia de cumprimento de prazos;
  • Controle e possível aumento da produtividade da equipe.

Como se pode ver, a ordem de serviço é de extrema importância, já que oferece benefícios à empresa em diversos sentidos. E os benefícios não param por aí. Na sequência, você vai compreender que ela ainda impacta a produtividade das equipes. 

Como a ordem de serviço melhora a produtividade das equipes?

A ordem de serviço, por si só, já auxilia e muito a organização interna dos negócios. Mas, quando a empresa opta por utilizá-la online, os ganhos são potencializados. Sistemas e softwares que fazem a gestão empresarial e tem essa opção, em geral, oferecem uma visão estratégica importante para a tomada de decisão. 

Isso acontece porque a sincronização de informações em tempo real permite que os gestores tenham acesso a indicadores. Quando esses dados são analisados de forma correta e em tempo, eles viabilizam mudanças e adequações que prontamente levam a melhores resultados.

Um exemplo disso é a organização da agenda: quando se tem uma ordem de serviço online, é possível saber a capacidade de produção da equipe, sem sobrecarregá-la. Também há a possibilidade de contabilizar os atendimentos realizados por tipo de serviço, entendendo se a equipe está priorizando as funções que realmente dão retorno à empresa.  

Como montar uma ordem de serviço?

Para ter acesso a esses benefícios, o primeiro passo é padronizar o preenchimento da ordem de serviço com o máximo de informações possíveis. Para isso, podem faltam na construção desse registro os seguintes elementos: 

Número da ordem de serviço

Se a ordem de serviço for online, possivelmente o sistema já irá gerar automaticamente um número de identificação. Esse registro permite a localização do documento com agilidade, caso seja necessário resolver dúvidas ou conferir informações antes da prestação de serviços.

Detalhamento do serviço

Quanto mais informações, menos dúvidas e mais assertividade na execução do trabalho. Na hora de preencher o detalhamento do serviço, é essencial que o vendedor insira o máximo de dados sobre a entrega ao cliente, inclusive recursos e materiais que serão utilizados no processo.  

Valor 

A descrição do valor final acordado precisa estar na ordem de serviço, inclusive com os descontos concedidos, se for o caso. 

Local 

No campo “local”, é preciso constar o endereço correto, de preferência, com informação de proximidade onde o trabalho será executado, para evitar que a equipe fará o serviço perca tempo procurando o local – o que também irá comprometer, além do tempo, outros recursos como gasolina, pneus e outros materiais da empresa. 

Dados do cliente

Em dados do cliente é preciso constar dados importantes do contratante, tais como: nome, endereço, telefone, email, whatsapp, outros contatos. Aqui, como nos demais campos, é essencial ter o máximo de informações, visando facilitar o contato, caso necessário. 

Data da solicitação 

A data de solicitação é de fato, quando o pedido é firmado e registrado. Apesar de ser bastante pontual, essa informação guiará a organização interna da equipe para encaixe da demanda e até mesmo possíveis negociações com o cliente. 

Formas de pagamento

É importante que, na ordem de serviço, conste a forma de pagamento acordada, assim como os prazos para efetivação dos pagamentos para que o setor financeiro possa se organizar. Além disso, ela também evita possíveis desconfortos que possam surgir com o cliente durante esse momento. 

Produtividade em alta com a ordem de serviço

Fica claro como a ordem de serviço pode ter um efeito sobre a produtividade da equipe, gerando resultados positivos para a empresa. Adotar um sistema que ofereça essa funcionalidade e alinhado com as particularidades da empresa, traz ganhos em diversos sentidos – que até mesmo vão além da produtividade. Organização, controle e visão estratégica são benefícios que fazem toda diferença no dia a dia da empresa.

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