Nota fiscal estadual é um dos tipos de documento fiscal que deve ser emitido por empresas no Brasil. Nesse caso, estamos falando da nota que é de competência do estado e serve para formalizar o recolhimento de tributos em cada UF.
Se você tem um comércio, precisa entender como funciona esse tipo de nota fiscal e se existem diferenças entre as NF-es de cada estado. Então, continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre a nota fiscal estadual.
O que é nota fiscal estadual?
Nota fiscal estadual é a NF-e (nota fiscal eletrônica), emitida por empresas na venda de produtos. Ela é classificada como estadual porque formaliza o recolhimento do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), um dos principais tributos arrecadados pelos estados no Brasil.
Dessa forma, os empresários que vendem mercadorias tributadas pelo ICMS precisam emitir a nota fiscal estadual após um credenciamento na SEFAZ (Secretaria da Fazenda do Estado). Além da nota estadual, existe também a nota municipal, que é a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e).
Isso porque o imposto recolhido nessa nota, o Imposto Sobre Serviços (ISS), é de competência municipal, recolhido pelas prefeituras. Logo, quando dizemos nota fiscal estadual, estamos nos referindo ao documento fiscal que formaliza a venda de mercadorias tributadas pelo ICMS.
Se você tem um comércio, precisa ficar atento às regras para emissão de NF-e e manter seus documentos fiscais organizados.
O que muda na nota fiscal de cada estado?
A nota fiscal estadual segue um padrão de layout e de informações, de maneira que o documento é igual em todos os estados. Logo, o único ponto que muda entre as notas fiscais de produto são os dados preenchidos. Veja um exemplo de NF-e:
Confira quais dados uma NF-e deve conter:
- Dados da nota: modelo, série, número, data de emissão, data de saída/entrada e valor total
- Dados do emissor: razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS
- Dados do tomador: razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual (no caso de pessoa física, é preciso ter nome, CPF e endereço)
- Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e valor
- Dados de tributos: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, valor do seguro, substituição, ICMS, PIS e Cofins.
- Dados do transporte: tipo de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa) e do produto transportado (quantidade, peso, etc.)
- Dados de cobrança: endereço de cobrança e meio de pagamento
- Informações adicionais: informações complementares relevantes.
Como emitir nota fiscal estadual? Passo a passo
Para emitir nota fiscal estadual, a empresa deve seguir os passos abaixo:
- Adquira um certificado digital do tipo e-CNPJ ou NF-e para autenticação
- Faça o credenciamento na SEFAZ do estado onde sua empresa atua (cada secretaria tem um procedimento específico)
- Escolha um software emissor ou utilize o sistema oferecido pelo governo
- Desbloqueie a senha fornecida e habilite a emissão de notas fiscais
- Comece a emitir notas fiscais preenchendo todos os campos indicados no sistema.
Lembrando que todas as empresas que comercializam produtos e serviços tributados pelo ICMS são obrigadas a emitir a nota fiscal estadual em todas as vendas.
A única exceção é o microempreendedor individual (MEI), que não é obrigado a emitir a NF-e nas vendas para pessoas físicas — no entanto, para pessoas jurídicas, também é obrigado. Então, se você abrir MEI e vender para outras empresas, também vai precisar emitir a NF-e.
Entendeu o que é a nota fiscal estadual e como emitir esse documento nas suas vendas? Então, se você ainda não emite a NF-e, faça seu credenciamento e regularize seu negócio.