quarta-feira, dezembro 6

Entenda do processo de escolha à manutenção da relação comercial, como é possível garantir a segurança e a confidencialidade no BPO financeiro.

Ao iniciar seu negócio, possivelmente, em nenhum momento você se deparou com a possibilidade, ou mesmo com a necessidade de terceirizar a gestão financeira para outra empresa, certo? Atualmente, esse serviço existe e ele é chamado de BPO financeiro.

A sigla BPO originalmente vem dos termos em inglês Business Process Outsourcing, que podem ser traduzidos como “terceirização do processo de negócio”. Esse movimento ganhou reconhecimento e já atua de forma setorizada nas empresas.

Apesar de parecer distante da realidade de muitas companhias, trata-se de uma alternativa que pode oferecer benefícios expressivos. Ele pode contribuir com a sustentabilidade do negócio e gerar oportunidade de crescimento. Quer saber mais e tirar as suas dúvidas sobre o BPO financeiro? Continue a leitura e fique informado!

Como o BPO financeiro funciona?

Ao compreender a premissa básica do BPO financeiro, o próximo passo é entender seu funcionamento. Em resumo, a empresa transfere algumas ou todas as suas funções financeiras para o provedor de BPO, que assume a responsabilidade por essas atividades.

Essas atividades envolvem uma variedade de processos e atribuições relacionadas às finanças de uma organização, como contabilidade, controle de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, gestão de folha de pagamento, análise financeira, planejamento e elaboração de relatórios financeiros, entre outros. 

Desta forma, processos que são inerentes ao dia a dia da companhia passam a ser geridos por uma empresa terceira, que traz sua experiência e visão de mercado para contribuir com o seu negócio.

Mais que o processo operacional, o BPO financeiro deve ser um apoio estratégico, atuando de maneira assertiva no suporte à tomada de decisões. Esse serviço de valor agregado é realizado por escritórios de contabilidade, que já conhecem as questões fiscais do negócio e, por isso, possuem bagagem suficiente para atuar junto aos seus clientes.

Por que segurança e confidencialidade ao usar o BPO financeiro?

Repassar a gestão financeira da sua empresa pode ser um cenário difícil de visualizar, afinal, implica no acesso a informações e dados sensíveis e extremamente sigilosos. Se não houver o tratamento e o cuidado correto, infelizmente, isso pode gerar uma crise para o negócio.

Outra razão que está diretamente relacionada a isso é a conformidade com as regulamentações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Quando uma empresa estabelece uma relação com outra e dá acesso aos seus dados internos, essa ação precisa estar em consonância com as questões legais envolvidas. Caso contrário, a companhia pode ter mais dores de cabeça do que ganhos.

Por isso, quesitos como segurança e confidencialidade são primordiais na relação entre empresas e um BPO financeiro. Confiança, transparência e um trabalho alinhado são fatores que precisam estar constantemente presentes nesse processo, permitindo que você sinta-se confortável e seguro para aproveitar o melhor dessa terceirização.

Como contratar um BPO financeiro seguro e confidencial?

Após entender a premissa de atuação do BPO financeiro e visualizar com clareza os benefícios que ele pode trazer, é importante se perguntar no que prestar atenção ao contratar um BPO financeiro seguro e confiável.

Confira então o próximo ponto deste conteúdo, que traz abaixo uma lista completa de questões que merecem atenção ao selecionar o BPO financeiro que fará a gestão da sua empresa de maneira terceirizada.

Contrato e acordo de confidencialidade

Um dos pontos mais sensíveis nesse processo está nos contratos e acordos de confidencialidade. Ficou claro que essa questão tem uma relevância substancial nessa relação e, por isso, ela deve ser foco de atenção.

Aqui, é importante contar com um suporte jurídico de confiança para avaliar tecnicamente esses documentos. Além disso, não se deve ter pressa: leve o tempo que for preciso para analisar contratos e acordos. Isso aumenta a garantia e evita problemas futuros que podem comprometer o sucesso dessa parceria.

Avaliação da segurança do provedor de serviços

Procure provedores de BPO financeiro com experiência comprovada e uma boa reputação no mercado. Faça pesquisas on-line, consulte referências de empresas similares à sua e solicite recomendações de parceiros de negócios confiáveis.

Aqui, como no item anterior, não tem espaço para a pressa. Já que você entendeu a importância de contar com um parceiro de negócios desse modelo, realize uma pesquisa minuciosa para selecionar quem estará ao seu lado.

Controles de acesso e permissões

É claro que quanto maior o acesso às informações, melhor será a gestão e o trabalho realizado pelo BPO financeiro. Mas isso não precisa ser feito de forma completa logo no início. É possível terceirizar alguns processos inicialmente e, depois, conforme o trabalho vai sendo desenvolvido, ampliar essa atuação.

Considere quais demandas financeiras você deseja terceirizar: procure criar um plano de ação que evolua nesse sentido. Assim, os controles de acesso e permissões vão sendo repassados com cuidado e, principalmente, com segurança!

Proteção contra ameaças cibernéticas

Ao entrar em contato com os provedores em potencial, pergunte sobre as medidas de segurança que eles têm implementadas. Questione sobre suas políticas de segurança, proteção de dados, criptografia, controles de acesso, conformidade regulatória e quaisquer certificações de segurança.

Peça que o BPO financeiro forneça informações sobre suas práticas internas para se proteger e, principalmente, proteger seus clientes contra ameaças cibernéticas. Compile esses dados para avaliar na hora da tomada de decisão.

Monitoramento e auditoria

Solicite auditorias de segurança ou avaliações de conformidade para verificar a eficácia das práticas de segurança do provedor. Isso pode envolver revisar relatórios de auditoria independentes, realizar visitas às instalações do provedor ou conduzir entrevistas detalhadas para avaliar a infraestrutura, políticas e procedimentos de segurança.

Neste ponto, é crucial entender que, apesar de ser um serviço de terceirização, seu envolvimento em todo o processo é essencial para garantir a segurança e o sucesso do trabalho. Não se trata de ficar fora do processo e, sim, de estar lado a lado com o BPO financeiro da sua empresa.

Políticas e treinamento de segurança

Junto ao serviço prestado pelo BPO financeiro, considere também a atuação dessa empresa no desenvolvimento de políticas e treinamentos de segurança para a sua equipe. Essa educação corporativa fortalece a relação de confiança entre as empresas.

Quanto mais imersa no processo a equipe estiver, mais ela poderá contribuir com as ações e, por consequência, melhores os resultados a serem obtidos. Lembre que o BPO financeiro da sua empresa precisa atuar de forma consultiva e não somente operacional!

Backup e recuperação de dados

O backup e a recuperação de dados são aspectos críticos no contexto do BPO financeiro devido à importância das informações financeiras e à necessidade de garantir a continuidade dos negócios. Esses cuidados preventivos aumentam a proteção contra perda de dados, mitigando o risco de perda irreparável.

A recuperação eficiente de dados, por sua vez, permite retomar as operações o mais rápido possível, minimizando o impacto nos serviços financeiros. O backup e a recuperação adequados também ajudam a preservar a integridade dos dados financeiros. Isso significa que se ocorrerem erros, corrupção de informações ou manipulação indevida, é possível restaurar uma versão anterior para evitar impactos negativos nas operações financeiras.

Avaliação periódica do provedor de serviços

Uma vez que o BPO financeiro esteja em andamento, monitore continuamente as práticas de segurança e confidencialidade do provedor. Estabeleça canais de comunicação abertos para discutir quaisquer preocupações e faça revisões regulares para garantir que os padrões de segurança sejam mantidos.

É necessário atenção e manutenção constantes para obter bons resultados. E, mais do que isso, que leve uma evolução para a sua empresa!

BPO financeiro: confiança e resultados para o seu negócio

Qualquer parceria que envolve uma empresa terceirizada precisa ser pautada em segurança e confidencialidade e, quando se fala de um BPO financeiro, isso ganha ainda mais importância. Contar com uma empresa especialista para elevar a gestão financeira a um nível mais alto é um passo que pode mudar o futuro do seu negócio. Antes de buscar um BPO financeiro, é essencial ter a gestão financeira interna organizada. Afinal, quando tudo está em ordem, fica mais fácil realizar a terceirização de forma tranquila e segura. Por isso, a Omie é um parceiro que pode te ajudar: um sistema que oferece segurança e eficiência nas contas a pagar e receber e que vai além, automatizando e otimizando as operações de seu negócio. Conheça e confira!

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